PDFファイルをメールで送付しようと思ったら送れない。
そんなことはありませんか。
PDFファイルの容量の問題を解決するにはどうしたらいいのか記します。
実践できる方法を見ていきましょう。
PDFファイルが送信できない原因
PDFファイルを利用する場面においてファイルをメールなどで送付する時にうまく送信できないということがあります。
考えられる原因としては、通信環境が悪いため送信がうまくできないこと。
また、gmailなどのブラウザで開くメールソフトの場合はバージョンに対応していないブラウザを利用していることが原因ということもあります。
しかし原因として多いことは、容量オーバーとなってしまっているケースです。
PDFファイルは、画像などのコンテンツを含むことが多いためファイルサイズが多くなりがちなもの。また、レイアウトが複雑だったり画像の解像度が高いなどの原因も考えられます。
メールで送付できるファイルの容量は20～30MBで、それほど多くありません。なので、送信できなくなるということが多いのです。
PDFファイルはビジネスやプライベートにてよく使われるファイル形式です。
説明書や電子書籍にも使われている汎用性の高いPDFファイル。
利用方法を正しく知ることで、活用できます。
PDFが重くて送れない際の解決策
PDFが重くてメール送信ができないという時はどうしたらいいのでしょう。
解決策はいくつか考えられます。
送付するためには、ソフトなどで操作をする必要がありますけど簡単にダウンロードできるものなので初心者でも実践できます。
操作も難しくないので、是非覚えて役立ててみてはどうでしょう。
次の見出しから、具体的な解決策の内容についてお話ししていきます。
一緒に見ていきましょう。
方法①：PDFファイルを圧縮する
PDFを圧縮するとファイルの容量が減ります。
それによって、スムーズに送信、受取ができるようになるのです。
圧縮されたファイルは、解凍という処理をすることで元の形式に直されます。
圧縮、解凍するのはフリーソフトを利用して簡単な手順でできるのでこの方法はよく使われます。
しかし、画像などの質が粗くなることもあるのがデメリットです。
また、PDFファイルを圧縮した場合それほど容量が小さくならないこともあります。
解決しなければ、他の方法を試しましょう。
方法②：PDFファイルを分割して送る
PDFファイルをページごとに分割して送付する方法もあります。
1ページごとに分割するだけでなく、ページ指定で複数のページをまとめることも可能です。
ページごとに分割することで、容量が少なくなって送付しやすくなります。
ページ分割は、無料ソフトでもできるので心配ありません。
ただし、ページを分割すると何回もメールを送付する必要があり、また受取側で結合するという手間がかかってしまいます。
その上圧縮の時と同様に、分割した結果それほど容量が変わらないこともあるのでご留意ください。
圧縮と分割できるおすすめのPDFソフト
PDFファイルの圧縮と分割についてお話ししました。
PDFエレメントは、圧縮、分割の処理ができるPDF編集に特化したソフトウェアです。
無料で簡単にダウンロードができて、使いやすいのがポイント。
基本操作だけでなく、署名、OCR処理、保護などの機能がたくさん搭載されているのがいいところ。
有料会員になるとバージョンの自動アップデートが可能となり、最新鋭の機能が利用できます。
他ソフトよりも高性能でなおかつ価格もお手頃なのがうれしいもの。
PDFエレメントのソフトの、ファイルの圧縮と分割の方法を記載します。
ファイルを圧縮
①圧縮するファイルを開く
②ツールからPDFを圧縮を選択する
③圧縮の程度を高・中・低から選択する
④適用を押下する
ファイルを分割
①分割するファイルを開く
②整理から分割を選択する
③ページ数で分割、ファイルサイズで分割、上位ブックマークで分割から分割の方法を選択する
④保存場所を入力する
⑤OKを押下する
⑥フォルダを開くで出力先が開く
公式HPは上記のアドレスよりアクセスできます。
是非、PDFエレメントをダウンロードしていただきたいと思います。
方法③：クラウドストレージを利用する
PDFファイルをメールなどで送付できない場合、クラウドを利用して共有しましょう。
GoogleドライブやDropboxなどのクラウドにアップロードするとリンクでファイルを共有することができます。
メールでのファイル送付には、ファイルの容量が大きいとできなくなるという弊害がありましたけどクラウド保管する場合は心配ありません。
クラウドストレージにてファイルを保管すると、OSを問わずアクセスが可能で、プライバシー保護もしっかり守られています。
ファイルそのものの状態に影響もありません。
また、クラウドに保管することで自動でバックアップが取れるためファイルの安全性がとれます。
それだけでなく、他メンバーによる編集ができてリアルタイムで更新がされるのがいいところ。
まとめ
記事を読んでいただきありがとうございます。
PDFファイルを軽量化する方法や共有する方法をお伝えしました。
PDFファイルを活用して仕事やプライベートに役立てましょう。
